Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thuê Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan? Top 7 Dấu Hiệu Cần Biết

Bạn có biết, theo thống kê của Tổng cục Hải quan, có đến 65% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang gặp khó khăn trong việc tự thực hiện thủ tục hải quan! Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu, tôi nhận thấy việc lựa chọn giữa tự làm thủ tục hải quan hay thuê dịch vụ bên ngoài luôn là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Doanh Nghiệp Thiếu Nhân Sự Chuyên Trách Về Hải Quan

Một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt là việc thiếu nhân sự có chuyên môn về hải quan. Điều này đặc biệt phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi nguồn lực có hạn không cho phép duy trì một đội ngũ chuyên trách.

Việc đào tạo một nhân viên để họ thành thạo về nghiệp vụ hải quan không chỉ tốn thời gian mà còn đòi hỏi chi phí đáng kể. Theo ước tính, để đào tạo một nhân viên khai báo hải quan từ cơ bản đến chuyên nghiệp có thể mất từ 6-12 tháng và chi phí có thể lên đến hàng chục triệu đồng.

Đặc biệt, khi khối lượng công việc không đều, việc duy trì đội ngũ chuyên trách càng trở nên kém hiệu quả. Có những thời điểm cao điểm, nhân viên quá tải với nhiều lô hàng cùng lúc, trong khi các thời điểm khác lại không có nhiều việc để làm.

Lô Hàng Có Giá Trị Lớn Hoặc Tính Chất Đặc Biệt

Đối với những lô hàng có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên, việc thuê dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp là một quyết định sáng suốt. Những đơn vị này thường có kinh nghiệm xử lý các tình huống phức tạp và hiểu rõ các quy định đặc thù.

Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế cần có sự am hiểu sâu về các quy định pháp lý liên quan. Các công ty dịch vụ hải quan chuyên nghiệp thường có mối quan hệ tốt với các cơ quan kiểm tra chuyên ngành, giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi hơn.

Doanh Nghiệp Mới Bắt Đầu Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu

Với các doanh nghiệp mới tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, việc tự thực hiện thủ tục hải quan có thể dẫn đến nhiều rủi ro không đáng có. Thống kê cho thấy, 40% các doanh nghiệp mới thường mắc các lỗi cơ bản trong khai báo hải quan trong năm đầu tiên hoạt động.

Thuê dịch vụ khai báo hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót mà còn là cơ hội học hỏi quy trình chuẩn. Nhiều công ty sau khi làm việc với đơn vị dịch vụ đã xây dựng được quy trình nội bộ hiệu quả cho riêng mình.

Thay Đổi Trong Chính Sách Và Quy Định Hải Quan

Pháp luật và chính sách về hải quan thường xuyên được cập nhật và thay đổi. Chỉ tính riêng năm 2023, đã có hơn 50 văn bản quy phạm pháp luật mới liên quan đến lĩnh vực hải quan được ban hành. Việc theo dõi và cập nhật những thay đổi này đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực.

Các công ty dịch vụ hải quan chuyên nghiệp luôn cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách và quy định. Họ có thể tư vấn cho doanh nghiệp về cách áp dụng các ưu đãi thuế, hưởng lợi từ các hiệp định thương mại tự do (FTA) một cách hiệu quả nhất.

Chi Phí-Lợi Ích Khi Thuê Dịch Vụ Bên Ngoài

Nhiều doanh nghiệp lo ngại về chi phí khi thuê dịch vụ khai báo hải quan. Tuy nhiên, khi tính toán đầy đủ các yếu tố, việc thuê ngoài thường mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn:

• Tiết kiệm chi phí nhân sự cố định (lương, bảo hiểm, đào tạo)
• Giảm chi phí phát sinh do sai sót trong khai báo
• Tối ưu hóa thời gian thông quan, giảm chi phí lưu kho bãi
• Linh hoạt trong việc mở rộng quy mô mà không cần tăng nhân sự

Khó Khăn Trong Quản Lý Chứng Từ Và Giấy Tờ

Một bộ hồ sơ hải quan hoàn chỉnh có thể bao gồm hàng chục loại chứng từ khác nhau. Việc quản lý, lưu trữ và truy xuất các chứng từ này một cách hiệu quả đòi hỏi một hệ thống quản lý chuyên nghiệp.

Các công ty dịch vụ hải quan thường có hệ thống quản lý chứng từ hiện đại, giúp:

• Lưu trữ và phân loại chứng từ một cách có hệ thống
• Đảm bảo tính pháp lý và độ an toàn của hồ sơ
• Dễ dàng truy xuất khi cần thiết
• Tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ

Cân Nhắc Yếu Tố Thời Gian Và Hiệu Quả

Thời gian là yếu tố quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc thuê dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp có thể giúp:

• Rút ngắn thời gian thông quan từ 30-50%
• Giải quyết nhanh chóng các vướng mắc phát sinh
• Tối ưu hóa quy trình làm việc
• Cho phép doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi

Với kinh nghiệm và mối quan hệ sẵn có, các đơn vị dịch vụ có thể xử lý các thủ tục nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có tính thời vụ hoặc cần giao hàng gấp.

Kết Luận

Việc quyết định thuê dịch vụ khai báo hải quan là một bước đi chiến lược quan trọng đối với doanh nghiệp. Hãy cân nhắc kỹ các dấu hiệu trên để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với điều kiện và nhu cầu của công ty bạn. Đừng ngần ngại tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong ngành để có thêm góc nhìn chuyên sâu.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng, mục tiêu quan trọng nhất là tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu và đảm bảo tuân thủ pháp luật! Nếu bạn nhận thấy doanh nghiệp của mình có từ 3 dấu hiệu trở lên trong số các dấu hiệu đã đề cập, đó có thể là lúc bạn nên cân nhắc nghiêm túc việc thuê dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp.