15+ Rủi ro Tiềm ẩn Khi Doanh Nghiệp Tự Khai Báo Hải Quan | Cẩm Nang Chi Tiết

Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng tự thực hiện khai báo hải quan nhằm tiết kiệm chi phí và chủ động trong quy trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, theo thống kê của Tổng cục Hải quan, năm 2023 có đến 35% doanh nghiệp tự khai báo gặp vấn đề về thủ tục hải quan, dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí không đáng có.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những rủi ro tiềm ẩn mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi tự thực hiện khai báo hải quan, đồng thời đưa ra các giải pháp phòng ngừa và khắc phục hiệu quả.

Các Rủi Ro Về Mặt Pháp Lý

Khai báo sai mã HS code

Một trong những rủi ro phổ biến nhất là việc khai báo sai mã HS code. Hệ thống mã HS với hơn 5000 mã số khác nhau là một thách thức lớn, đặc biệt với những mặt hàng mới hoặc có tính chất đặc thù. Việc khai báo sai mã HS không chỉ ảnh hưởng đến thuế suất mà còn có thể dẫn đến vi phạm về chính sách quản lý hàng hóa.

Vi phạm quy định về C/O

Chứng từ xuất xứ (C/O) là một trong những yếu tố quan trọng để được hưởng ưu đãi thuế quan. Nhiều doanh nghiệp tự khai báo thường mắc lỗi trong việc xác định và kê khai xuất xứ hàng hóa, dẫn đến việc không được hưởng ưu đãi hoặc bị xử phạt hành chính.

Cập nhật văn bản pháp luật

Chính sách pháp luật về hải quan thường xuyên thay đổi. Việc không cập nhật kịp thời có thể khiến doanh nghiệp áp dụng sai quy định, ảnh hưởng đến quá trình thông quan và phát sinh chi phí không cần thiết.

Rủi Ro Về Quy Trình & Thủ Tục

Xử lý tình huống phát sinh

Khi tự khai báo, doanh nghiệp thường lúng túng trong việc xử lý các tình huống không mong muốn như:

• Hàng hóa không đúng với khai báo
• Sai sót trong chứng từ
• Yêu cầu kiểm tra thực tế từ cơ quan hải quan
• Thay đổi đột xuất về chính sách

Quy trình kiểm tra thực tế

Nhiều doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong việc phối hợp với cơ quan hải quan khi kiểm tra thực tế hàng hóa. Điều này có thể dẫn đến:

• Chậm trễ trong quá trình kiểm tra
• Không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bổ sung
• Khó khăn trong việc giải trình các vấn đề phát sinh

Rủi Ro Về Tài Chính & Chi Phí

Chi phí phát sinh ngoài dự kiến

Khi tự khai báo, doanh nghiệp có thể gặp phải các chi phí phát sinh như:

• Phí lưu kho, lưu bãi do chậm thông quan
• Phí sửa đổi tờ khai
• Chi phí đào tạo nhân sự
• Phạt vi phạm hành chính

Tổn thất do định giá không chính xác

Việc kê khai không chính xác trị giá hải quan có thể dẫn đến:

• Nộp thừa thuế không cần thiết
• Bị truy thu thuế và phạt
• Ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp

Rủi Ro Về Công Nghệ & Hệ Thống

Vấn đề kỹ thuật với VNACCS/VCIS

Hệ thống VNACCS/VCIS đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức và kỹ năng nhất định. Các rủi ro thường gặp bao gồm:

• Lỗi kết nối
• Không thể truy cập vào thời điểm cần thiết
• Mất dữ liệu khai báo
• Không backup định kỳ

Bảo mật thông tin

Việc tự khai báo đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tự bảo vệ thông tin nhạy cảm như:

• Giá cả hàng hóa
• Thông tin đối tác
• Bí mật kinh doanh
• Dữ liệu giao dịch

Giải Pháp Phòng Ngừa & Khắc Phục

Xây dựng quy trình chuẩn

Doanh nghiệp cần:

• Thiết lập quy trình khai báo chi tiết
• Phân công trách nhiệm rõ ràng
• Xây dựng hệ thống kiểm tra chéo
• Định kỳ rà soát và cập nhật quy trình

Đầu tư đào tạo nhân sự

Cần chú trọng:

• Đào tạo kiến thức pháp luật hải quan
• Hướng dẫn sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS
• Kỹ năng xử lý tình huống
• Cập nhật kiến thức định kỳ

Sử dụng công nghệ hỗ trợ

Đầu tư vào:

• Phần mềm quản lý khai báo hải quan
• Hệ thống lưu trữ và backup dữ liệu
• Công cụ tra cứu văn bản pháp luật
• Phần mềm quản lý chứng từ

Kết luận

Tự khai báo hải quan là một xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa, mang lại nhiều lợi ích về chi phí và tính chủ động cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là một "con dao hai lưỡi" với nhiều rủi ro tiềm ẩn nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện đúng quy trình.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần:

• Đánh giá kỹ năng lực nội bộ
• Đầu tư đúng mức cho công nghệ và đào tạo
• Xây dựng quy trình chặt chẽ
• Thường xuyên cập nhật kiến thức
• Có kế hoạch dự phòng cho tình huống khẩn cấp

Cần hỗ trợ thêm về khai báo hải quan? Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận hướng dẫn chi tiết từ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong ngành.